Er bestaan handenvol standaardmails. Automatische e-mailberichten die je ontvangt na inschrijving op een nieuwsbrief, een bestelling in een webwinkel ...
Een bekende standaardmail is de out of office reply waarmee je laat weten dat je niet aanwezig bent.
Schrijf standaard in je out of office reply:
- Periode van je afwezigheid.
- Reden van je afwezigheid.
- Wie wel bereikbaar is.
Daarop bestaan vele varianten. Een standaardout of office reply als deze komt je vast bekend voor:
Geachte
Ik heb vakantie tot 30 september 2009 en ben graag opnieuw te uwer beschikking vanaf 1 oktober 2009. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met ...
Met vriendelijke groeten
Laatst ontving ik een out of office reply met een PS:
Ter info: indien u bericht krijgt dat mijn mailbox vol is, heb ik uw mail niet ontvangen en wordt uw mail me geen tweede keer aangeboden. Gelieve de mail later opnieuw door te sturen..
Zou jij je mail een tweede keer sturen? Is natuurlijk afhankelijk van hoe belangrijk het voor jezelf is, maar ik denk niet dat mensen snel opnieuw mailen.
Je kunt echter zoveel meer doen met je out of office reply. Neem dit voorbeeld dat ik vandaag ontving:
Beste,
Vandaag ben ik de hele dag op de baan voor Mercanto.
Kent u Mercanto nog niet?
Surf dan snel naar www.mercanto.be
Ik ben wel bereikbaar op mijn gsm ...
Voor dringende gevallen kan u steeds terecht bij mijn collega op...@... of +32(0) ....
Met vriendelijke groeten,
Deze out of office maakt nieuwsgierig waarvoor de zender de baan op is. Het is reclame zonder spammy te zijn. Het vriendelijk en professioneel.
Persoonlijk ben ik geen voorstander van de aanhef 'Geachte' of 'Beste'. zo spreek je iemand op straat immers ook niet aan. Zeg gewoon 'Hallo' of 'Dag'.
Wat doe jij met je out of office reply?
